Mairie de Grandfresnoy: Digitalisation et automatisation des processus d’accueil et gestion documentaire (Potentiel à Court Terme)
Contexte Stratégique : Mairie de Grandfresnoy
Service / Projet concerné : Service d’accueil et administration municipale
Enjeux de Transformation : Modernisation des processus administratifs et amélioration de la qualité du service public via la digitalisation des tâches d’accueil et de gestion documentaire
Enjeu Majeur Identifié : Simplifier et fluidifier l’accueil des usagers tout en optimisant la gestion administrative interne.
Indice clé : « …Le chargé d’accueil est le visage de la mairie, assurant un premier contact chaleureux et efficace… »
Source de l’Opportunité : Consulter l’offre originale
Analyse de l’Opportunité Commerciale
La Douleur (Pain Point)
Multiplicité des tâches administratives manuelles (courrier, standard, classement, numérisation) qui ralentissent le service et augmentent le risque d’erreurs ou d’informations perdues.
Élément déclencheur : « …Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, numérisation, suivi et mise à jour des plannings et agendas, gestion du standard… »
L’Accroche (Hook)
Proposez une solution intégrée de gestion électronique des documents (GED) et un standard téléphonique digitalisé pour automatiser les flux d’information et faciliter l’orientation des usagers.
Le Sésame (Door Opener)
Comment envisagez-vous d’améliorer la gestion des flux d’information et la prise en charge des usagers pour gagner en efficacité et qualité de service ?
Analyse BANT Détaillée
Besoin: Critique
Le poste centralise de nombreuses tâches administratives essentielles qui impactent directement la qualité du service rendu aux citoyens.
Autorité: Directeur des Services Administratifs ou DSI de la mairie
Le pilotage des outils numériques et des processus administratifs relève généralement de ces fonctions dans une collectivité.
Échéance: Court Terme (<1 an)
La nécessité d’améliorer rapidement l’accueil et la gestion documentaire est implicite dans la description des missions quotidiennes.
Budget: À construire
Le budget dépendra des priorités de la collectivité et des solutions proposées, souvent à définir après audit des besoins.
Technologies, Solutions & Plateformes
- Outils bureautiques standards
- Gestion électronique des documents (GED)
- Standard téléphonique numérique
- Solutions de numérisation
- Logiciels de gestion de planning et agenda
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